Ostatnia aktualizacja: 18 sierpnia 2026 r.
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest Empirium Jaroń Klęczar spółka cywilna z siedzibą w Warszawie przy ul. Chłodnej 51, 00-867 Warszawa, NIP 5272981109, REGON 520571817, dalej jako "Kancelaria" lub "Administrator".
W sprawach dotyczących danych osobowych można skontaktować się z nami:
- e-mail: sekretariat@kancelaria-empirium.pl,
- telefon: +48 22 428 39 08,
- korespondencyjnie: ul. Chłodna 51, 00-867 Warszawa.
2. Zakres polityki
Polityka dotyczy danych przekazywanych przez formularze kontaktowe i formularze pilnej analizy sprawy, danych przekazywanych telefonicznie lub pocztą elektroniczną, dokumentów dołączanych do zgłoszeń oraz podstawowych danych technicznych powstających podczas korzystania ze strony.
3. Jakie dane przetwarzamy
W zależności od sposobu kontaktu możemy przetwarzać:
- imię i nazwisko oraz numer telefonu, a opcjonalnie także adres e-mail,
- informacje o rodzaju sprawy przekazane podczas kontaktu,
- treść wiadomości i dokumenty dobrowolnie dołączone do zgłoszenia,
- dane osób trzecich zawarte w przekazanych dokumentach,
- dane techniczne, takie jak adres IP, czas żądania, typ przeglądarki i informacje niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa strony.
Prosimy o przekazywanie wyłącznie danych i dokumentów niezbędnych do wstępnej oceny sprawy. Jeżeli dokument zawiera dane osób trzecich, prosimy w miarę możliwości usunąć albo zasłonić informacje, które nie są potrzebne do analizy.
4. Cele i podstawy prawne przetwarzania
Dane przetwarzamy w następujących celach:
- udzielenie odpowiedzi, przeprowadzenie wstępnej analizy ryzyka i zagrożeń oraz podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy - art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
- ustalenie warunków współpracy oraz świadczenie usług prawnych lub podatkowych po zawarciu umowy - art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
- realizacja obowiązków prawnych ciążących na Kancelarii - art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
- zapewnienie bezpieczeństwa formularzy, zapobieganie nadużyciom, ochrona poufności oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń - art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
- przesyłanie informacji handlowych lub marketingowych, jeżeli została udzielona odrębna zgoda - art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
Jeżeli przekazane dokumenty zawierają szczególne kategorie danych, mogą być one przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń albo na podstawie innej przesłanki przewidzianej w art. 9 ust. 2 RODO.
5. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne. Dane oznaczone jako wymagane są jednak niezbędne do obsługi zgłoszenia i kontaktu zwrotnego. Brak tych danych może uniemożliwić analizę lub odpowiedź. Dołączenie pliku jest opcjonalne.
6. Odbiorcy danych
Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione przez Kancelarię i zobowiązane do zachowania poufności. Dane mogą być powierzane dostawcom usług niezbędnych do działania strony i obsługi Kancelarii, w szczególności dostawcom hostingu, bezpiecznego przechowywania plików, poczty elektronicznej, obsługi informatycznej oraz systemów komunikacji. Podmioty te przetwarzają dane na podstawie umów i wyłącznie zgodnie z poleceniami Administratora.
Dane mogą zostać ujawnione organom publicznym tylko wtedy, gdy obowiązek taki wynika z prawa. Samo przesłanie zgłoszenia nie powoduje przekazania dokumentów organowi podatkowemu ani innemu podmiotowi zewnętrznemu.
7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Nie planujemy przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, chyba że jest to niezbędne z uwagi na używanego dostawcę technologii. W takim przypadku korzystamy z mechanizmów przewidzianych w RODO, w szczególności decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych, oraz stosujemy dodatkowe zabezpieczenia adekwatne do ryzyka.
8. Okres przechowywania
Dane i dokumenty przekazane w związku ze zgłoszeniem przechowujemy przez okres niezbędny do przeprowadzenia analizy, kontaktu i ustalenia, czy zostanie nawiązana współpraca. Jeżeli współpraca nie zostanie podjęta, dane usuwamy albo ograniczamy ich przetwarzanie, gdy nie są już potrzebne, z uwzględnieniem okresu koniecznego do ochrony przed roszczeniami i udokumentowania przebiegu kontaktu.
W przypadku nawiązania współpracy dane przechowujemy przez okres świadczenia usług, a następnie przez czas wynikający z przepisów, zasad wykonywania zawodów zaufania publicznego, obowiązków archiwizacyjnych i terminów przedawnienia roszczeń. Dane przetwarzane na podstawie zgody marketingowej przechowujemy do czasu jej wycofania albo skutecznego sprzeciwu.
9. Prawa osoby, której dane dotyczą
Na zasadach określonych w RODO przysługuje prawo do:
- dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
- sprostowania danych,
- usunięcia danych,
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych, jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda albo umowa i przetwarzanie odbywa się automatycznie,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
- wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
Żądanie można przesłać na adres sekretariat@kancelaria-empirium.pl. Przed realizacją żądania możemy poprosić o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość osoby składającej wniosek.
10. Prawo wniesienia skargi
Jeżeli uważasz, że dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
11. Bezpieczeństwo formularza i dokumentów
Transmisja formularza jest szyfrowana. Dołączone pliki są sprawdzane pod kątem dozwolonego formatu i rozmiaru, otrzymują losowy identyfikator i są zapisywane w niepublicznym magazynie plików. Stosujemy środki organizacyjne i techniczne służące ochronie poufności, integralności i dostępności danych, a dostęp do zgłoszeń ograniczamy do upoważnionych osób.
Żaden sposób transmisji przez Internet nie gwarantuje całkowitego braku ryzyka. Nie należy przesyłać przez formularz całych akt sprawy ani danych, które nie są konieczne do pierwszej analizy. Jeżeli zakres dokumentów jest obszerny lub szczególnie wrażliwy, po pierwszym kontakcie uzgodnimy właściwy sposób ich przekazania.
12. Pliki cookie i logi techniczne
Strona może wykorzystywać wyłącznie mechanizmy techniczne niezbędne do prawidłowego działania, bezpieczeństwa i obsługi formularza. Dane w logach serwera są przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa, diagnozowania błędów i ochrony przed nadużyciami na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora.
Jeżeli w przyszłości zostaną wdrożone narzędzia analityczne albo marketingowe wymagające zgody, użytkownik otrzyma odpowiednią informację i możliwość dokonania wyboru przed ich uruchomieniem.
13. Zautomatyzowane decyzje
Dane nie są wykorzystywane do podejmowania wobec użytkownika decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały.
14. Zmiany polityki
Polityka może być aktualizowana w razie zmiany przepisów, sposobu działania formularzy albo wykorzystywanych rozwiązań technicznych. Aktualna wersja jest zawsze publikowana na tej stronie wraz z datą ostatniej zmiany.