Kontrola celno-skarbowa: co zrobić w pierwszych dniach?

Dlaczego rodzaj kontroli ma znaczenie?

Kontrola podatkowa prowadzona na podstawie Ordynacji podatkowej jest co do zasady poprzedzona zawiadomieniem. Urząd może ją wszcząć po upływie siedmiu dni i przed upływem 30 dni od doręczenia zawiadomienia. Wcześniejsze rozpoczęcie wymaga zgody lub wniosku kontrolowanego, chyba że zachodzi ustawowy wyjątek od obowiązku zawiadomienia.

Kontrola celno-skarbowa podlega ustawie o Krajowej Administracji Skarbowej, dalej: ustawie o KAS. Prowadzi ją naczelnik urzędu celno-skarbowego (UCS), który może działać na terenie całej Polski. Zasadą jest wszczęcie przez doręczenie upoważnienia, bez wcześniejszego zawiadomienia. W ustawowych przypadkach pilnych wystarczy na początku okazanie legitymacji. Brak zapowiedzi oraz siedziba organu w innym województwie nie świadczą więc same o wadliwości kontroli.

• Art. 282b i 282c Ordynacji podatkowej (źródło w nowej karcie)
• Art. 61 i 62 ustawy o KAS (źródło w nowej karcie)

Zakres kontroli i obieg dokumentów

Upoważnienie wskazuje podmiot, podatek i okres objęty kontrolą. Na tej podstawie można ustalić, które rozliczenia i transakcje będą przedmiotem weryfikacji. Potrzebne są zarówno księgi, jak i materiały wyjaśniające przebieg zdarzeń: umowy, korespondencja handlowa, dokumenty magazynowe czy rezultaty usług. Dostęp do nich bywa podzielony między księgowość a pracowników operacyjnych.

Każde żądanie urzędu warto odnotować wraz z terminem odpowiedzi i wykazem przekazanych materiałów. Dzięki temu wiadomo, co już znajduje się w aktach i czy kolejne wyjaśnienia są ze sobą zgodne. Żądanie dokumentów spoza kontrolowanego okresu wymaga oceny ich związku z kontrolą; ustawa o KAS dopuszcza takie żądania i nie można odrzucać ich wyłącznie ze względu na datę dokumentu.

• Zachowaj upoważnienie, pouczenia i dowód doręczenia.
• Ustal zakres pełnomocnictwa i zasady obiegu korespondencji.
• Wyodrębnij transakcje objęte kontrolą oraz osoby znające ich przebieg.
• Sprawdź, czy równolegle toczy się inna procedura dotycząca tych samych zdarzeń.

• Art. 62 i 64 ustawy o KAS (źródło w nowej karcie)

Korekta w ciągu 14 dni od doręczenia upoważnienia

W kontroli dotyczącej przestrzegania prawa podatkowego art. 62 ust. 4 ustawy o KAS pozwala złożyć deklarację albo korektę w zakresie objętym kontrolą w ciągu 14 dni od doręczenia upoważnienia. Po upływie tego terminu, a przed zakończeniem kontroli, taka deklaracja lub korekta nie wywołuje skutków prawnych w tym zakresie.

Decyzja o korekcie wymaga ustalenia, czy w rozliczeniu rzeczywiście wystąpił błąd i jakie są jego następstwa. Oprócz podatku i odsetek znaczenie mogą mieć rozliczenia innych okresów, dodatkowe zobowiązanie w VAT oraz odpowiedzialność karna skarbowa. Korekta nie powinna wynikać wyłącznie z chęci szybkiego zakończenia kontaktu z urzędem. Jej skutki pozostają także wtedy, gdy przedsiębiorca później zmieni ocenę sprawy.

• Art. 62 ust. 4 ustawy o KAS (źródło w nowej karcie)

Co zmienia doręczenie wyniku kontroli?

Kontrolę celno-skarbową w zakresie rozliczeń podatkowych kończy doręczenie wyniku kontroli. Wynik zawiera ustalenia organu, ale nie jest decyzją podatkową. Nie przysługuje od niego odwołanie właściwe dla decyzji ani tryb zastrzeżeń z art. 291 Ordynacji podatkowej. Inne zakresy kontroli UCS mogą kończyć się protokołem, dlatego o dalszym postępowaniu decyduje podstawa prawna otrzymanego dokumentu.

Od doręczenia wyniku biegnie kolejne 14 dni na deklarację albo korektę. Można uwzględnić ustalenia organu w całości lub w części. To istotne, gdy przedsiębiorca uznaje jeden błąd rozliczeniowy, a kwestionuje pozostałe ustalenia.

Uwzględnienie częściowej korekty przez organ nie kończy sprawy. Art. 83 ustawy o KAS przewiduje wówczas przekształcenie kontroli w postępowanie podatkowe. Także pełna korekta wymaga sprawdzenia wyjątków, między innymi związanych z dodatkowym zobowiązaniem w VAT lub podatkiem z art. 108 ustawy o VAT.

• Art. 82 ust. 1 i 3, art. 83 oraz art. 84 ustawy o KAS (źródło w nowej karcie)

Jak przygotować stanowisko po kontroli?

Analizę wyniku najlepiej przeprowadzić osobno dla każdego zakwestionowanego rozliczenia. Przy jednym ustaleniu spór może dotyczyć faktów, przy innym wykładni przepisu. Takie rozdzielenie pozwala określić, jakie dowody są jeszcze potrzebne i z czego wynika różnica między wyliczeniem organu a stanowiskiem przedsiębiorcy.

Argumenty i dowody należy przedstawić w toku właściwej procedury. Jeżeli sprawa zakończy się decyzją, będzie można wnieść odwołanie. Przy wyborze korekty trzeba natomiast uwzględnić ograniczenia jej późniejszej zmiany w zakresie cofającym ustalenia kontroli.

• Art. 83 ustawy o KAS (źródło w nowej karcie)
• Art. 220, 222 i 223 Ordynacji podatkowej (źródło w nowej karcie)