Zastrzeżenia do protokołu kontroli podatkowej: termin i argumenty

14 dni od doręczenia protokołu

Art. 291 § 1 Ordynacji podatkowej przewiduje 14 dni na przedstawienie zastrzeżeń lub wyjaśnień do protokołu. Kontrolowany powinien równocześnie wskazać odpowiednie wnioski dowodowe. Termin liczy się od doręczenia protokołu. Z tą samą chwilą kończy się kontrola podatkowa.

Dnia doręczenia nie wlicza się do terminu. Jeżeli jego koniec przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, zastosowanie ma reguła przesunięcia z art. 12 § 5 Ordynacji. Przed obliczeniem terminu trzeba zbadać prawidłowość doręczenia, w tym zasady właściwe dla kontroli prowadzonej z udziałem pełnomocnika. Data przekazania protokołu doradcy przez przedsiębiorcę nie jest sama w sobie początkiem nowego terminu.

• Art. 12 oraz art. 291 § 1 i 4 Ordynacji podatkowej (źródło w nowej karcie)

Zarzut powinien wskazywać błąd i jego skutek

Dobre zastrzeżenia odpowiadają na konkretne ustalenia protokołu. Wskazują, które fakty opisano błędnie, jakie dowody pominięto lub dlaczego z ustalonych zdarzeń wyprowadzono niewłaściwy skutek podatkowy. Samo zapewnienie o prawidłowości rozliczeń nie daje organowi podstaw do zmiany stanowiska.

Załóżmy, że urząd kwestionuje wykonanie usługi, a w aktach ma jedynie fakturę. Znaczenie mogą mieć wtedy rezultat prac, korespondencja z wykonawcą, potwierdzenie odbioru oraz zeznania osób uczestniczących w projekcie. Wniosek dowodowy powinien określać, co dany materiał lub świadek ma potwierdzić. Przekazanie całego archiwum bez takiego wyjaśnienia utrudnia wykazanie istoty zarzutu.

• Wskaż protokół i ustalenia, które kwestionujesz.
• Przedstaw własny opis faktów oraz dokumenty potwierdzające ich przebieg.
• Wyjaśnij, jak zarzucany błąd wpływa na rozliczenie podatku.
• Sformułuj wnioski dowodowe i określ, co mają wykazać.
• Ponumeruj załączniki i zadbaj o podpis uprawnionej osoby.

• Art. 187, 188, 191 oraz 291 Ordynacji podatkowej (źródło w nowej karcie)

Przeczytaj dowody, na które powołuje się urząd

Prawo wglądu w akta obejmuje sporządzanie notatek, odpisów i kopii. Przysługuje także po zakończeniu postępowania. Ustawowe ograniczenia dotyczą między innymi informacji niejawnych oraz dokumentów wyłączonych ze względu na interes publiczny. Odmowa udostępnienia następuje w formie postanowienia, na które przysługuje zażalenie.

Przy analizie akt znaczenie ma pełna treść dokumentu, nie tylko fragment przytoczony w protokole. Zeznanie dotyczące innego okresu lub innej transakcji może nie uzasadniać wniosku przyjętego wobec kontrolowanej firmy. W zastrzeżeniach trzeba wyjaśnić tę różnicę. Wniosek o udostępnienie akt sam nie przedłuża terminu na złożenie pisma.

• Art. 178 i 179 w związku z art. 292 Ordynacji podatkowej (źródło w nowej karcie)

Odpowiedź na zastrzeżenia i dalsze postępowanie

Kontrolujący ma obowiązek rozpatrzyć zastrzeżenia i w ciągu 14 dni od ich otrzymania zawiadomić o sposobie ich załatwienia. Powinien wskazać zastrzeżenia nieuwzględnione oraz uzasadnić swoje stanowisko pod względem faktycznym i prawnym. Jeżeli później zostanie wydana decyzja, odpowiedź na zastrzeżenia pozwoli ocenić, czy organ odniósł się do zgłoszonych argumentów i dowodów.

Zgodnie z ustawą brak zastrzeżeń oznacza, że kontrolowany nie kwestionuje ustaleń kontroli. Nie pozbawia go to automatycznie prawa do obrony w późniejszym postępowaniu. Przedstawienie stanowiska już na etapie protokołu ma jednak wymierne znaczenie: w aktach pozostaje ślad tego, jaki błąd wskazano, kiedy to nastąpiło i jak zareagował organ.

• Art. 291 § 2 i 3 Ordynacji podatkowej (źródło w nowej karcie)

Wynik kontroli UCS wymaga innej reakcji

Opisany tryb dotyczy protokołu kontroli podatkowej. W kontroli celno-skarbowej dotyczącej rozliczeń podatkowych organ sporządza wynik kontroli na podstawie art. 82 ustawy o KAS. Ustawa przewiduje wówczas odrębny termin na deklarację lub korektę oraz zasady przekształcenia kontroli w postępowanie. Pismo zatytułowane „zastrzeżenia” nie wywoła wobec takiego wyniku skutków z art. 291 Ordynacji.

Kontrole UCS w innych zakresach mogą kończyć się protokołem, do którego przepisy o zastrzeżeniach stosuje się odpowiednio. Dlatego przed przygotowaniem pisma należy ustalić, jaki dokument doręczono i na jakiej podstawie został wydany. Sama nazwa urzędu nie rozstrzyga o właściwym środku obrony.

• Art. 82–84 ustawy o KAS (źródło w nowej karcie)