Jak odpowiedzieć na wezwanie urzędu skarbowego?

Czego dotyczy wezwanie i w jakiej roli występujesz?

Urząd może prowadzić czynności sprawdzające, kontrolę podatkową albo postępowanie podatkowe. Może również pytać o transakcję z kontrahentem lub wezwać przedsiębiorcę jako świadka w cudzej sprawie. Każda z tych sytuacji wymaga innej odpowiedzi. Oznaczenie organu, sygnatura i podstawa prawna pozwalają ustalić, z jaką czynnością mamy do czynienia.

Art. 159 Ordynacji podatkowej określa, jakie informacje powinno zawierać wezwanie. Wśród nich są cel czynności, charakter udziału adresata, sposób wykonania żądania i termin. Jeżeli urząd oczekuje „wszystkich dokumentów dotyczących współpracy”, a nie wskazuje okresu lub kontrahenta, zasadne może być żądanie sprecyzowania zakresu. Trzeba przy tym pamiętać, że wystąpienie o wyjaśnienie wezwania samo nie zatrzymuje terminu odpowiedzi.

• Art. 155 i 159 Ordynacji podatkowej (źródło w nowej karcie)

Od kiedy biegnie termin?

Nie ma jednego terminu odpowiedzi na każde wezwanie. Termin wskazuje organ w konkretnym piśmie. Jeżeli wyznaczono go w dniach od doręczenia, podstawą obliczenia jest dowód doręczenia: potwierdzenie odbioru przesyłki albo odpowiedni dokument elektroniczny. Pismo może być wydane wiele dni przed doręczeniem, dlatego tych dat nie należy utożsamiać.

Przy terminie liczonym w dniach dnia doręczenia co do zasady się nie uwzględnia. Jeżeli ostatni dzień przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, stosuje się regułę przesunięcia z art. 12 § 5 Ordynacji. Osobnej uwagi wymagają doręczenia zastępcze, które mogą wywołać skutek, zanim adresat rzeczywiście przeczyta pismo.

Gdy dokumentacja jest obszerna lub część materiałów znajduje się poza firmą, można wystąpić o zmianę terminu wyznaczonego przez organ. Wniosek powinien wyjaśniać przeszkodę i wskazywać, kiedy odpowiedź będzie gotowa. Do czasu uzyskania zgody obowiązuje dotychczasowy termin.

• Art. 12 i 159 Ordynacji podatkowej (źródło w nowej karcie)

Jak przygotować wyjaśnienia i załączniki?

Odpowiedź powinna pozwalać odtworzyć zdarzenia, o które pyta urząd. Przy każdym pytaniu ustal, kto zna fakty i jakie dokumenty je potwierdzają. Faktura może wykazywać kwotę i przedmiot rozliczenia, lecz wykonanie umowy często wyjaśniają dopiero zamówienia, korespondencja, dokumenty transportowe albo rezultaty usługi.

Jeżeli wyjaśnienie opiera się na pamięci pracownika, zaznacz to. Gdy dokumentu brakuje, wskaż przyczynę i możliwość jego uzyskania. Precyzyjne opisanie takiej sytuacji jest bardziej przekonujące niż zapewnienia, których nie da się potwierdzić. Przed wysłaniem odpowiedzi porównaj daty, kwoty i opis transakcji z księgami oraz wcześniejszą korespondencją.

• Podaj sygnaturę i wskaż wezwanie, na które odpowiadasz.
• Zachowaj kolejność pytań urzędu i odsyłaj do ponumerowanych załączników.
• Opisz związek załącznika z konkretnym faktem.
• Zachowaj kopię całej odpowiedzi oraz dowód jej skutecznego wniesienia.

• Art. 180, 187 i 188 Ordynacji podatkowej (źródło w nowej karcie)

Kto powinien prowadzić korespondencję?

Pełnomocnik może przygotowywać stanowisko i prowadzić kontakt z urzędem w granicach umocowania. Pełnomocnictwo ogólne obejmuje sprawy podatkowe w szerokim zakresie, a szczególne upoważnia do działania we wskazanej sprawie. UPL-1, udzielane do podpisywania deklaracji elektronicznych, nie zastępuje żadnego z nich.

Czynności wymagające osobistego udziału pozostają obowiązkiem osoby wezwanej. Znaczenie ma jej rola w sprawie oraz treść wezwania. Również telefon z urzędu może w ustawowych warunkach stanowić skuteczne wezwanie. Po zweryfikowaniu rozmówcy należy ustalić, jakiej czynności oczekuje i na jakiej podstawie.

W firmie dobrze jest uzgodnić, kto zbiera dokumenty, kto zatwierdza wyjaśnienia i kto je przekazuje. Księgowość może znać sposób ujęcia transakcji w rozliczeniu, podczas gdy jej przebieg potwierdzą osoby odpowiedzialne za zakup lub wykonanie umowy. Dopiero połączenie tej wiedzy daje pełną odpowiedź.

• Art. 80a, 138a, 138d, 138e i 160 Ordynacji podatkowej (źródło w nowej karcie)
• MF: zakres pełnomocnictwa ogólnego i zgłoszenie w CRPO (źródło w nowej karcie)

Ostatnia kontrola przed wysłaniem

Organ powinien otrzymać odpowiedź zrozumiałą dla osoby, która nie zna codziennej działalności firmy. Warto zatem wyjaśnić branżowe określenia, opisać nietypowy przebieg transakcji i powiązać każdy załącznik z faktem, który ma on potwierdzać. Ponumerowane dokumenty i odesłania w tekście ułatwiają późniejsze powoływanie się na złożone dowody.

Równie ważny jest skuteczny sposób wniesienia pisma. Zwykły e-mail do pracownika urzędu nie jest uniwersalnym sposobem złożenia podania. Należy wybrać kanał przewidziany dla danej sprawy i zachować dowód wniesienia odpowiedzi wraz z kompletem załączników.

• Art. 168 Ordynacji podatkowej (źródło w nowej karcie)